Как правильно учесть личные расходы руководства за счет компании
Зачастую учредители и директора компаний забывают, что расчетный счет компании – это не их личный счет, совершая тем самым свои личные расходы за счет компании, а также требует от главных бухгалтеров учесть личные траты при расчете налога на прибыль.
Рассмотрим, как снять ответственность с главных бухгалтеров за учет спорных ситуаций.
Деньги под авансовый отчет:
Часто руководители перечисляют себе в подотчет крупную сумму денежных средств на неопределенный срок, а авансовые отчеты не представляют.
Для учета подотчета необходимо руководителю написать заявления на выдачу подотчетных денежных средств и предоставлять хотя бы часть чеков на покупку. Если же этого не происходит, то безопаснее начислить на зависшие без отчета деньги НДФЛ и взносы. Иначе это сделают налоговики, уже со штрафами и пенями. С требованиями ревизоров согласны и судьи (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.07.16 № Ф07-5021/2016).
Необходимо обратить внимание, что когда компания выдает деньги из кассы без заявления или директор еще не вернул ранее полученный подотчет, налоговики считают это нарушением правил работы с наличными. Если нет оснований для выдачи денег, нет и самих подотчетных. Инспекторы прибавляют их сумму к остатку по кассовой книге. Если сальдо будет выше лимита, компания его превысила и возможен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Судебная практика неоднозначна. Некоторые судьи считают, что за выдачу денег без заявления или при зависшем подотчете штрафовать компанию нельзя (постановление Верховного суда РФ от 30.09.15 № 307-АД15-11670). Но есть решение в пользу налоговиков (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.15 № А12-35947/2015).
Чтобы снизить риски при выдаче подотчета, сначала необходимо оформить документы на возврат долга и составить приходный кассовый ордер. Затем получить заявление, в котором директор увеличит сумму на задолженность по предыдущему подотчету. За директором так и останется долг, а компания ничего не нарушит.
- Личные покупки из магазинов:
Нередко руководители компаний, совершая покупки в магазинах для целей компании, одновременно закупают продукты и товары для личных целей, а затем требуют возместить всю сумму по чеку.
Для принятия данных расходов в затраты организации необходимо:
- получить письменное заявление от руководителя на фирменном бланке компании о возмещении расходов по документу;
- к заявлению приложить документы, подтверждающие закупку;
- оформить авансовый отчет.
При этом опасно включать личные покупки руководителя такие, как косметические товары и прочее, в расчеты по налогу на прибыль. Если все же необходимо компенсировать непроизводственные траты руководителю, то необходимо исчислить НДФЛ и страховые взносы. Включить же их в затраты по налогу на прибыль не рекомендуется.
- Обеды в кафе и ресторанах:
Руководители компаний могут пообедать в кафе или ресторане, а потом принести чеки бухгалтеру и предложить списать расходы за счет компании. В затраты по налогу на прибыль можно взять данные расходы, если есть условие в трудовом или коллективном договоре о бесплатном питании. Если такого условия нет, списать бесплатное питание будет сложно. Оно положено только сотрудникам, которые работают во вредных условиях (ст. 222 ТК РФ).
Данные расходы можно учесть как представительские расходы компании.
Для этого необходимо:
- составить смету на банкет;
- издать приказ руководителя о представительских расходах;
- составить отчет о мероприятии.
Если же из чека ясно, что обед явно на одного, то включать затраты в представительские расходы опасно, т.к. инспекторы проверяют, присутствовали ли на мероприятии потенциальные контрагенты. В судебной практике есть примеры, когда налоговики проверяли списки приглашенных участников на деловой обед и выясняли, что на нем были исключительно представители компании. Такие затраты ревизоры снимают, и судьи их поддерживают (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.12.16 № Ф07-12163/2016).
Не следует забывать, что представительские расходы можно учесть только в пределах норм. Это не больше 4% от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Если траты невозможно учесть как представительские расходы, но директор требует их возместить, то можно их списать за счет чистой прибыли, начислив НДФЛ и страховые взносы. Ведь это будет очевидно, что расходы непроизводственные и это доход директора. Страховые взносы и НДФЛ необходимо начислить за месяц, в котором признаны расходы. Сумму НДФЛ удержать из ближайшей денежной выплаты директору (п. 4 ст. 226 и п. 1 ст. 420 НК РФ).
- Расходы на автомобиль:
Расходы на автомобиль можно учесть как траты на служебный транспорт.
Для этого необходимо:
- заключить договор аренды транспортного средства с физическим лицом – руководителем компании;
- заполнить путевые листы;
- начислить, удержать и перечислить НДФЛ с суммы аренды по договору.
Тем самым можно будет принять в затраты расходы на ГСМ, расходы на ремонт и содержания автомобиля.
- Расходы на отдых вместо командировки:
Проблемы с учетом затрат возможны, когда руководство совмещает деловую поездку с отдыхом или прямо просит отразить отпуск как командировку.
Для учета затрат необходимо получить у директора документы на проезд и проживание, в частности, билеты и счета из гостиницы (п. 49 ст. 270 НК РФ и письмо Минфина России от 28.04.10 № 03-03-06/4/51), отчет о поездке. Из него должно быть ясно, что поездка была связана с деятельностью компании, а не с отдыхом.
Если документов на поездку нет или из бумаг ясно, что это не командировка, признавать затраты опасно. Например, если поездка приходится на нерабочее время, в частности на новогодние каникулы.
Для того, чтобы поездка носила служебный характер, руководителю, необходимо предоставить отчеты и протоколы о встречах с контрагентами, заключенные договоры, анализ рынка сбыта компании и конкурентов, документы на покупку активов и пр.
Задайте нам вопрос